Mennyi időt töltünk feleslegesen a munkahelyünkön?

Arról fogok most írni, hogy miért is nehéz az, hogy a munkaidőt valódi munkával töltsük. Ami gondolom mindenki számára ismerős probléma. Nézzük is az elejét. Vannak nonprofit cégek, vállalatok, minden olyan csoport ahol munkavállalókat vagy önkénteseket alkalmaznak. Ezektől az emberektől elvárják, hogy nagyszerű munkát végezzenek. Tipikus kiindulópont az, hogy az összes ember egy helyre gyűljön össze, és ott végezze el a neki szánt munkát. Ebből kifolyólag, ezeknek az embereknek a nagy részének naponta irodába kell mennie. Ezért építenek a vállalatok nagy irodaházakat. Amiket feltöltenek mindenféle iroda kütyükkel. Asztalokkal, székekkel, számítástechnikai eszközökkel, szoftverekkel, internet hozzáférhetőséggel, talán még egy hűtővel is. Az alkalmazottaktól pedig elvárják, hogy minden egyes nap menjenek oda, és végezzenek csodás munkát. Úgy tűnhet, hogy ez egy teljesen ésszerű ötlet.

Viszont, ha komolyan elbeszélgetünk ezekkel az emberekkel, és feltesszük a kérdést magunknak: Hová akarnak menni valójában az emberek amikor valamit meg kell csinálni? Arra jövünk rá, hogy az emberek nem feltétlen azt fogják válaszolni, amit a cégek gondolnak. Ha azt a kérdést tesszük fel az embereknek, hogy; Hová akarnak elvonulni, ha valami fontos dolgot akarnak végezni? Valószínűleg három különböző választ fogunk kapni. Az egyik egy hely (helyszín, vagy szoba), a másik pedig valamilyen mozgó eszköz, A harmadik meg egy időszak.

A kérdésre pedig itt is vannak a tényleges válaszok. Terasz, konyha. Olyanokat is hallhatunk, hogy van egy erre kijelölt szobájuk, vagy egy pince. Kávézó, vagy könyvtár. Azért néhány olyan ember is van, akik azt mondják, hogy “Teljesen mindegy az, hogy hol vagyok. A lényeg, hogy korán reggel, késő este, vagy hétvége legyen. Az irodát szinte soha nem említi senki. A cégek viszont egy rakás pénzt elköltenek az iroda nevű helyre, hogy az embereket ide rendeljék minden nap, de azok mégsem itt végzik az igazi munkát.

Akkor ez most miért is történik így? Már nem munkanapokról beszélünk, hanem  munkapillanatokról. Mivel, van egyszer egy 15 perces szünetük, majd 30, aztán történik valami ami miatt félbe kell hagyni az eddigieket, és neki kell állni valami másnak. Aztán megint akad 20 perc a munkára, majd jön az ebéd idő. Utána megint valami mással kell foglalkozni, megint jön 15 perc szünet, majd megint félre von minket valaki, aki feltesz egy kérdést. Mielőtt észbe kapnánk, már el is jön az 5 óra, és rájövünk, hogy semmi értelme nem volt a napnak, mivel nem végeztünk semmi féle  érdemi munkát.

Fejben átgondoljuk az egész napunkat, és az az érzésünk támad, hogy semmit sem haladtunk. “Az íróasztalomnál ültem, használtam a gépeket. Elmentem az összes bejelentett meetingre. A konferenciahívásokat is megtettem. Minden dolgot. De a legnagyobb probléma, hogy valójában semmivel nem lettem előrébb. Feladatokat végeztem, nem pedig érdemi munkát.”

Produktív volt egyáltalán a mai nap?

Kreatív emberek esetében (dizájnerek, programozók, írók, mérnökök) pedig arra jövünk rá, hogy valójában az érdemi munkához hosszú, megszakítás nélküli időszakokra van szükség. Senkit nem lehet megkérni arra, hogy 15 perc alatt legyen kreatív, és ássa bele magát mélyen egy problémába. Persze, lehetnek gyors ötletek, de ahhoz, hogy valamibe bele tudjunk mélyedni hosszú, zavartalan időszakra van szükségünk. Egy munkanap tipikusan 8 óra, hányan tudtak valaha is 8 órát tölteni az irodában a gondolataikkal? 7 órát? Kettőt? Talán csak egyet. Valójában az emberek kevés hányada rendelkezik megszakítás nélküli időszakkal egy irodában.  Ezért is döntenek úgy az emberek, hogy otthonról dolgoznak, vagy ha be is mennek az irodába, vagy nagyon korán, vagy pedig késő este, amikor már senki sincs bent. Vagy repülőn, vonaton, autóban foglalkoznak valamivel, mert akkor nem tereli el semmi a figyelmüket.

Sok tényező terelheti el a figyelmünket. Ez az egész jelenség, vagyis hogy rövid időszakok alatt kell dolgokat megoldanunk, egy másik dologra emlékeztet. Ami szintúgy nem működik megszakításokkal. Ez pedig az alvás. Úgy vélem, az alvás és a munka közeli rokonok. Itt nem csupán arról van szó, hogy alvás közben lehet dolgozni, vagy munka közben aludni. Hanem arról, hogy az alvás is, és a munka is szakaszokra osztható folyamatok. Ezekből öt van, és ahhoz, hogy elérjük a legmélyebbeket, a legfontosabbakat, át kell jutnunk a korai szakaszokon. És ha megszakítanak, miközben a korai szakaszban vagyunk — ha valaki meglök minket az ágyban, vagy zaj van, vagy hasonló történik, akkor nem folytathatjuk ott, ahol abbahagytuk. Hogyan is várhatnánk el, hogy jól dolgozzanak az emberek, ha megszakítjuk őket egész nap az irodában?

 

De mik is ezek a megszakítások? Ha némelyik vezetővel beszélgetünk erről, azt fogják mondani, hogy nem akarják, hogy az embereik otthon dolgozzanak, mert otthon is megzavarhatják munkájukat egyéb dolgok. Arra is hivatkoznak néha, hogy “Ha nem látom az embert, honnan tudhatom, hogy dolgozik?” ami persze nevetséges, de mégis ez a vezetők egyik kifogása. Túl gyakran hivatkoznak a zavaró tényezőkre. “Nem engedhetem, hogy valaki otthon dolgozzon. TV-t fognak nézni. Mással foglalkoznak majd.” Aztán kiderül, hogy nem is ezek a dolgok az igazán zavaróak. Mert ezek az egyéntől függő zavaró tényezők. Igazából mi döntünk arról, hogy mikor engedjük meg azt, hogy a TV elterelje a figyelmünket. Az irodában a legtöbb megszakítás és figyelemelterelés, ami végül a munka el nem végzéséhez vezet, nem rajtunk múlik.

A vezetők és főnökök gyakran elhitetik az emberrel, hogy a valódi zavaró tényezők az olyan dolgok, mint a Facebook vagy a Twitter, meg a Youtube és egyéb közösségi médiák. Sőt, odáig mennek el, hogy le is tiltják a munkahelyen ezen címeket. Néhányan bizonyára olyan helyen dolgoznak, ahonnan nem hozzáférhetőek ezek a szájtok. Nem tudunk bizonyos oldalakat látogatni a munkahelyen, és ez a gond, az emberek ezért nem végzik el a munkájukat, mert a Facebookon, meg a Twitteren lógnak?

Az igazi problémát a menedzserek és a meetingek okozzák. Na, ezzel van igazi baj a modern irodákban. És ezért nem készülnek el a dolgok munkaidőben. Ami a legérdekesebb, ha végigmegyünk a helyeken, amiről az emberek azt mondják, ott dolgoznak — otthon, az autóban vagy a repülőn vagy késő este vagy korán reggel — fel sem merül a menedzser vagy a meeting; van egy csomó más zavaró tényező, de menedzserek és meetingek nincsenek. Ezek olyan dolgok, amik máshol nem fordulnak elő, az irodában viszont igen. És a menedzsereknek alapjában véve az a dolguk, hogy megszakítsák az embert. Pont erre lettek kitalálva a menedzserek, hogy megszakítsák az embert. Nem igazán a munkával foglalkoznak, ezért meg kell bizonyosodniuk róla, hogy más igen, ez pedig a megszakítás. És manapság sok menedzser van a világon. És sok ember is van a világon. Sok a zavaró tényező a világon a menedzserek miatt. Állandó félbeszakítást jelentenek: “Hé, mi újság? Hol tartunk a munkával?”, és hasonlók. És mindig a legrosszabbkor szakítanak félbe, miközben pont azzal próbálnánk foglalkozni, amiért a fizetésünket kapjuk, folyton megszakítanak.

 

A meeting egyúttal halogatás is. Egyik meetingből következik a másik, abból meg a harmadik. Sokszor túl sok ember van ezeken a meetingeken, és ezért azok nagyon sokba fájnak a cégeknek. A cégeknél hajlamosak úgy gondolni, hogy az 1 órás meeting az 1 óra, de ez nem igaz, hacsak nem 1 ember van a meetingen. Ha 10-en vannak ott, akkor az 10 órás meeting, nem 1 órás. Ez 10 órányi termelékenység elvonása a szervezettől, csak azért, hogy megtarthassuk az 1 órás meetinget, amit egyébként is 2 vagy 3 embernek kellene elrendeznie úgy, hogy néhány perc alatt mindent megbeszél.

A meetingek csak hátráltatnak?

Hát a meetingek és a menedzserek a cégek két nagy problémája, főleg ami az irodákat illeti. Ezek a dolgok nem léteznek az irodán kívül. Úgyhogy lenne néhány javaslat, hogy orvosoljuk a helyzetet. Mit tehetnek a vezetők — remélhetőleg felvilágosult vezetők — mit tehetnek, hogy az irodát jobb munkahellyé tegyék, hogy ne a végső menedék, hanem a legjobb menedék legyen? Hogy ez emberek elkezdjenek úgy gondolkodni: “Ha tényleg el akarom végezni a dolgomat, bemegyek az irodába.” Mert az irodák jól felszereltek, minden rendelkezésre áll a munkavégzéshez, de jelenleg nem akarnak bemenni, tehát hogyan változtassunk ezen? Három javaslat van, le is írom őket.

Mindenki hallott már a “laza péntek” dologról. És mi lenne, ha lenne “dumamentes csütörtök”? Mi lenne — válasszanak ki egy csütörtököt havi egyszer, felezzük meg a napot, legyen csak a délután — ez könnyebbé teszi. Csak a délután, egyetlen csütörtök. A hónap első csütörtöke — csak délután — senki sem szólhat a másikhoz az irodában. Csak csend és más semmi.

A másik dolog, amivel próbálkozhatnak, az aktív kommunikáció és együttműködés megváltoztatása, vagyis a személyes találkozók, a vállveregetések, a köszönések, a meetingek minimalizálása és felváltása a kommunikáció passzívabb módjával, mint az E-mailek vagy az azonnali üzenetek, együttműködésen alapuló termékek — ilyesmi.

Az utolsó javaslat, hogy ha tényleg eljött egy meeting ideje, ha megtehetik, mondják le, felejtsék el. Ma péntek van — akkor hétfőn úgyis ezzel fognak kezdeni. Rá fognak jönni arra, hogy minden rendben lesz. Az összes döntés,és megbeszélés amiről azt gondolta, meg kell hoznia pontban hétfőn 9 órakor, mindet felejtse el. Az embereknek lesz egy kicsit lazább hétfőjük, akár a gondolataikkal is tudnak foglalkozni.